Internatationalisering en de ondernemingsraad

Organisaties worden steeds internationaler en daar heeft ook de ondernemingsraad mee te maken. De ene or heeft een buitenlandse bestuurder, de andere ondernemingsraad heeft een cultureel verschillende achterban of ondernemingsraad. Het lijkt soms door de internationalisering dat de culturele verschillen afnemen, maar dat is schijn.

Rekening houden met cultuurverschillen

Ondanks dat we bij internationale bedrijven dan wel Engels spreken in de or en met de bestuurder om tot een goede samenwerking te komen, is het wel belangrijk dat men de cultuurverschillen kent en deze ook serieus neemt. Dit artikel noemt de belangrijke verschillen op waarmee rekening gehouden dient te worden, wanneer je samenwerkt met mensen van een cultureel andere (buitenlandse) afkomst.

Zichtbare verschillen

Voordat we naar de verschillen tussen de culturen kijken, is het belangrijk waar we het over hebben. We hebben de waarneembare aspecten van een cultuur. Dat zijn de symbolen zoals de vlag en de kleding, maar ook de rituelen, zoals bijvoorbeeld hoe men elkaar begroet (hoe lang houd je de hand van de ander vast?), hoe vergadert men en hoe men spreekt men elkaar aan? Dat is nog redelijk goed zichtbaar en het is vaak mogelijk om hier afspraken over te maken. Mensen dragen bijvoorbeeld westerse kleding om zich aan te passen.

Waarden en normen

Daarnaast zijn er moeilijk waarneembare aspecten van een cultuur. Dat zijn bijvoorbeeld de waarden en normen, waar mensen zich lang aan vasthouden. Dit heeft onder andere met de opvoeding, en het geloof te maken. Het kan vaak tot communicatieproblemen leiden vooral als een waarneembaar cultuurverschil als kleding is geëlimineerd, is men er minder bedacht op.

Nederlanders hebben afwijkende gebruiken en gedrag in vergelijking met andere landen en culturen

 

Communicatie en samenwerking

In onze huidige maatschappij waarin de internationalisering van organisaties sterk toeneemt, is het belangrijk kennis te verwerven over de cultuurverschillen in bedrijfscommunicatie en hoe er mee om te gaan. Ondanks de toegenomen technologische ontwikkelingen is de wereld nog lang geen ‘global village’. Zo merkt de ondernemingsraad als er een buitenlandse bestuurder komt of er gefuseerd wordt met een buitenlandse organisatie, dat cultuur de eerste horde is die moet worden genomen.

Afwijkende gebruiken

De or krijgt dan te maken met een andere taal en een andere cultuur. De communicatie en samenwerking is helaas vaak verre van optimaal wanneer er sprake is van grote cultuurverschillen. Wat dit betreft hebben Nederlanders afwijkende gebruiken en gedrag in vergelijking met andere landen en culturen.

Cultuurverschillen:

• Aanspreken In Nederland gaan we meestal informeel met elkaar om en spreken we elkaar met jij en je aan. Vaak wordt ook de bestuurder bij zijn voornaam genoemd. In andere landen is dat niet zo vanzelfsprekend. In Duitsland bijvoorbeeld spreekt men altijd met meer respect en lof ten aanzien van elkaar dan in Nederland. Heel lang spreekt men elkaar daar aan met ‘Sie’ (‘u’), Herr of Fraulein. Je kunt daar pas van afstappen als de Duitse partner dat specifiek vraagt te doen.
• (in)Direct Nederlanders zijn vaak direct en geven meteen feedback, ook in de or. Daar wordt in het buitenland vaak vreemd tegen aangekeken. Ook in landen die dicht bij ons staan zoals België en Engeland wordt de directe vorm niet altijd met enthousiasme begroet. Britten zijn van huis uit terughoudend met het geven van commentaar, waardoor er regelmatig misverstanden ontstaan met Nederlanders. Omdat de Britten hun kritiek verhullen, komt die bij Nederlanders zelden aan.
• Beslissingen nemen Hoe komen beslissingen tot stand, en wie neemt ze? In Nederland wordt dat vaak anders gedaan. Nederlanders zijn over het algemeen op overeenstemming gericht en zeker in de medezeggenschap is dit van belang. Een ondernemingsraad slaat niet snel met de vuist op tafel of probeert met de WOR de wil op te leggen en ook de bestuurder doet dat meestal niet. We vergaderen liever een keer extra, dan het te laten escaleren. Buitenlandse bestuurders zijn vaker gewend om sneller bevelen uit te vaardigen in plaats van een extra overleg te plannen.
• Vertrouwen opbouwen Nederlanders maken het liefst zo snel mogelijk afspraken, zodat ze op tijd thuis zijn. Ze komen dan wel nogal lomp over bij hun Chinese, Russische of Saoedische collega’s, die veel meer de tijd willen nemen om de zaken te bespreken en de afspraken te maken. Nederlanders begrijpen vaak niet dat in landen waar het juridische systeem minder zekerheid biedt, vertrouwen pas ontstaat als er op een persoonlijke niveau contact is gemaakt. Daarom drinken Chinezen en Russen graag met hun relaties. Zij redeneren: “Nu ik jou beter ken, kan ik je vertrouwen.”
• Persoonlijk contact  Persoonlijk contact is belangrijk in de omgang met andere culturen. Dat geldt niet alleen voor Turken of Marokkanen, maar ook Duitsers doen het liefste zoveel mogelijk door middel van persoonlijk contact. Een extra bezoek brengen aan een Duitse onderneming wordt zeer gewaardeerd. Nederlanders zijn meestal iets afstandelijker en gebruiken meer modernere middelen om contact te zoeken. Voor een Nederlandse or-lid kan een telefoontje dus voldoende zijn, terwijl een Duitser een persoonlijk bezoekje waardeert.
• Meningsverschillen Als een Nederlander het oneens is, dan zegt hij of zij dat vaak openlijk en direct. Dat gebeurt in de ondernemingsraad, maar ook bij de overlegvergadering, echter dat is bij andere culturen niet zo vanzelfsprekend. Het openlijk oneens zijn, vooral met een hogergeplaatste of oudere collega, wordt in veel culturen ervaren als oneerbiedig en beledigend.
• Eten  Veel meer dan in Nederland speelt (uit) eten een belangrijke rol bij het samenwerken en zakendoen. Het is goed om hierbij stil te staan. Eten is belangrijk van België, Italië tot aan Suriname. Organiseert de ondernemingsraad een vergadering of een event dan heeft het serveren van goed eten een hoge prioriteit! Het event of vergadering kan nog zo goed zijn gegaan, maar als het eten niet goed was, dan is dat zeker iets wat de deelnemers bij blijft. Nederlanders zijn daarentegen al snel tevreden met een paar broodjes en een kop soep. Eten is dus in vele landen een belangrijke sociale aangelegenheid.
• Op tijd komen Veel culturen hechten niet zoveel waarde aan op tijd komen. Bij Nederlanders is op tijd komen vaak een prioriteit. Te laat komen geeft voor ons vaak het gevoel alsof een afspraak dan niet belangrijk is. Flexibiliteit wordt in andere culturen echter meer gewaardeerd dan punctualiteit. Wanneer een buitenlandse afvaardiging te laat komt op een vergadering, kun je dat zien als een goed teken. Als dan geïrriteerd naar de klok wordt gewezen, dan zal de samenwerking al bij voorbaat niet soepel verlopen.

Voor een Nederlandse or-lid kan een telefoontje voldoende zijn, terwijl een Duitser een persoonlijk bezoekje waardeert

  De voorgenoemde verschillen moet de ondernemingsraad goed in het achterhoofd houden wanneer zij met buitenlandse culturen te maken hebt. Het is van belang dat je door de cultuurverschillen niet te snel (verkeerde) oordelen heeft. Wat in Nederland heel normaal is, kan elders verkeerd worden opgevat of geïnterpreteerd. Dit geldt natuurlijk ook andersom. Belangrijk is samen een weg in te slaan, en de cultuurverschillen te doorbreken, dan wel enigszins los te laten. Samenwerkingen zullen dan gemakkelijker verlopen en succesvoller zijn.

Oplossingen

Tot nu toe zijn vooral verschillen aan bod geweest en hoe ga je hier nu mee om? Wat werkt dan wel? Iedere situatie is anders en iedere gesprekspartner is anders. Vanzelfsprekend is natuurlijk dat een Duitse bestuurder heel anders is dan een Amerikaanse bestuurder. Ook de buitenlandse culturen verschillen ook weer van elkaar.

De volgende tips helpen om effectief om te gaan met cultuurverschillen:

• Wees bewust dat er verschillen zijn, maar ga er niet te veel op focussen.Verdiep je in de cultuur van jouw gesprekspartner. Er is genoeg informatie te vinden over cultuurverschillen.
• Focus op overeenkomsten, want dat is de basis van de samenwerking.
• Probeer je aan te passen aan de taal van de ander. Lukt dat niet goed laat dan bijvoorbeeld de vergaderstukken vertalen en huur dus een tolk in. De ondernemingsraad mag volgens de WOR een deskundige inhuren. Dat mag een tolk zijn.
• Participeer in gewoontes van jouw gesprekspartner en respecteer de waarden en normen van hem. Verdiep je zodanig in de (buitenlandse) gesprekspartner totdat jouw onzekerheid overgaat in vertrouwen.
• Laat het niet van de ander afhangen, maar neem zelf het initiatief om de basis te leggen voor een goede samenwerking. Door effectief om te gaan met cultuurverschillen maakt je niet alleen het or-werk veel makkelijker, maar bereik je ook veel betere resultaten.

De vier veel voorkomende valkuilen:

• Niet bewust van de verschillen De ondernemingsraad is zich niet bewust dat er verschillende culturen zijn en gaat op z’n Hollands de samenwerking aan. De kans is groot dat je tegen problemen oploopt.
• Er wordt te veel op de verschillen gefocust  Zodra je met andere culturen te maken krijgt, ga je je veel richten op de verschillen. Dit is een onbewuste reactie, maar het is geen goede basis voor samenwerking. Samenwerking is namelijk gebaseerd op een gezamenlijk doel en niet op de verschillen.
• In je eigen taal blijven praten Mensen uiten zich het beste in hun moedertaal. Communiceren in een andere taal is voor menig or-lid lastig. Als het overleg in het Engels wordt gevoerd dan hebben sommigen de neiging om een stuk in het Nederlands te zeggen of een Nederlands grapje toe te voegen. Hierdoor voelt de andere die de taal niet spreekt, zich buitengesloten.
• Onzeker worden (en dat vervolgens verbergen) Andere culturen en andere gebruiken maken je soms onzeker. Je weet niet hoe je je moet gedragen. Veel mensen proberen daarom hun onzekerheid te verbergen, maar dit werkt echter niet altijd. De ander zal toch aanvoelen dat er iets niet klopt en dit maakt de samenwerking alleen nog maar lastiger.

Auteur Wanne van den Bijllaardt is opleidingscoördinator van de OR Academy Kun jij praten met iedereen in de organisatie? Je leert er alles over tijdens de workshop Communiceren met de achterban. Schrijf je nu in voor de OR informatie Workshopdag.