Door: Suzanne van de Kraats en Royan van Velse*
Inkoop speelt een niet weg te denken rol in de financiële huishouding van een organisatie. Dat is niet vreemd gezien het feit dat, afhankelijk van de sector, de inkoopspend tussen de 30 en 80% van de totale omzet van een organisatie bedraagt. Wanneer goed wordt onderhandeld, kan een scherpe prijs de rentabiliteit van het totale vermogen doen stijgen.
Naast de financiële kant, spelen natuurlijk ook aspecten als de borging van kwaliteit, veiligheid, leverbetrouwbaarheid en duurzaamheid een belangrijke rol bij het inkopen van goederen en diensten.
Volwassenheid van Inkoop
Het effect van Inkoop hangt echter wel af van de wijze waarop een inkoopafdeling functioneert. Zo zal een volwassen inkoopafdeling een positievere bijdrage toevoegen aan verwerving dan een inkoopafdeling die nog moet groeien in haar volwassenheid. Om deze reden loont het om Inkoop te professionaliseren.
Om beter te kunnen worden, moet je echter eerst weten hoe goed je al bent. De huidige situatie bepalen is om deze reden vaak de eerste stap die gezet wordt bij het beter worden. Die bepaling kan door een extern bureau gedaan worden, maar je kunt het ook zelf doen als organisatie. In beide gevallen zal nagenoeg hetzelfde resultaat naar buiten komen.
Het voordeel van zelf doen is dat het minder geld kost. Het voordeel van een externe partij is dat die daar veelal meer tijd voor vrij kan maken en dat die in de praktijk veelal als expert wordt gezien.
Meten inkoopvolwassenheid met MSU-model
Een methodiek die veelvuldig wordt gebruikt om de inkoopvolwassenheid te meten, is het MSU-model. MSU staat voor Michigan State University.
Aan de basis van de methode ligt het model van Monczka waarin acht strategische (zie afbeelding 2) en zes ondersteunende processen (zie afbeelding 3) worden gemeten.
Aan de hand van een uitvraag wordt geanalyseerd hoe een organisatie omgaat met onder andere:
- leveranciersmanagement;
- kostenmanagement;
- procedures;
- indicatoren;
- informatietechnologie.
Deze uitvraag kan gedaan worden bij de inkopers zelf, bij de interne klanten en bijvoorbeeld bij leveranciers.
Per proces worden niveaus weergegeven waaraan voldaan moet worden. Deze zijn genummerd van 0 tot en met 10, waarbij een niveau pas wordt afgevinkt als aan alle criteria uit dat level en de voorgaande levels wordt voldaan. Dit wordt ook wel het strict step-principe genoemd.
MSU-model niet zaligmakend
Alhoewel veel organisaties de MSU-methode hebben omarmd om te meten en te verbeteren, is het model niet zaligmakend. Zo ontbreken aspecten als maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) alsmede de toenemende rol van artificial intelligence (AI) in het inkoopproces. Anders gezegd: het model is (nog) niet helemaal meegegaan in de tijd.
MVI heeft een steeds prominentere en zelfs onmisbare rol binnen organisaties. MVI wordt met de komst van de CSDDD zelfs onderdeel van de wet- en regelgeving. Om deze reden hoort dit beslist thuis in het MSU-model.
De impact van AI binnen de inkoopprocessen wordt nog onderschat, maar de traditionele en vooralsnog operationele inkooprollen zullen in de nabije toekomst beslist anders ingevuld worden. De chatbotfunctie is daar een goed voorbeeld van. Deze fungeert bijvoorbeeld als virtuele assistent bij het zoeken naar en het plaatsen van orders.
Voor de interactie met leveranciers is op termijn tot op zeker niveau geen tussenkomst van de inkoper meer nodig. Omdat de virtuele assistent steeds meer leert, worden er geleidelijk ook andere taken overgenomen van inkopers. Het is een gemiste kans om deze ontwikkeling niet mee te nemen in een inkoopvolwassenheidsanalyse.
Een andere constatering is dat de gestandaardiseerde vragenlijsten binnen het huidige MSU-model complex en uitgebreid zijn. Niet iedereen begrijpt wat gevraagd wordt, waardoor de antwoorden minder betrouwbaar kunnen zijn. Dat is zeker het geval bij personen die wel een relatie hebben met het inkoopproces maar er niet middenin zitten.
Het MSU-model, ook in de laatste versie en aanpassing, is niet de ultieme oplossing”
Het MSU-model, ook in de laatste versie en aanpassing, is dus niet de ultieme oplossing. Toch is het een oerdegelijk instrument om de volwassenheid van een inkoopafdeling in kaart te brengen.
Als je enkele aanpassingen doorvoert en de vraagstelling zelf vereenvoudigt, is het misschien een hybride MSU-model geworden, maar het doel heiligt in dit geval de middelen.
Alternatieven om professionaliteit inkoop vast te stellen
Voor de vaststelling van de professionaliteit van de inkoopafdeling zijn overigens ook andere methodes beschikbaar, zoals het BOP-model en en model van Keough.
Alternatief 1. BOP-model
Het BOP-model (Kamann, 1999) is een strategiemodel dat wordt gebruikt in de fases analyse, richting en inrichting. Het zoekt naar samenhang tussen Beleid (B), Organisatie (O) en Processen (P) binnen een organisatie. Daarbij geeft het inzicht in de mate waarin Inkoop wordt betrokken bij de strategie van de onderneming.
Ook brengt het knelpunten aan het licht over het inkoopbeleid en de inrichting van een inkoopafdeling met daaraan gekoppeld verbeterpunten.
Het voordeel van dit model is dat het redelijk eenvoudig toe te passen is. Het nadeel is dat het niet zo compleet is als een analyse middels het MSU-model.
Alternatief 2. Model van Keough
Het inkoopontwikkelingsmodel van Keough gaat op zijn beurt uit van vijf verschillende stadia van volwassenheid, van het eenvoudigweg kopen tot aan volwaardig supplymanagement.
Door de inkoopafdeling op verschillende aspecten te beoordelen kan deze in één van de vijf stadia worden gepositioneerd waarbij ook een benchmark wordt gedaan ten opzichte van andere organisaties.
Dit is dan een vertrekpunt om verbeterplannen te maken teneinde het volgende niveau te kunnen bereiken.
In dit model komt goed naar voren dat naarmate de volwassenheid stijgt, de impact van Inkoop groter wordt.
Het meten is geen doel op zich maar dient om een actieplan op te zetten voor verbetering ”
Praktijkvoorbeeld: beoordeling inkoopafdeling PreZero Nederland
Consultancybureaus ontwikkelen vaak hun eigen modellen, die allemaal toch weer enige affiniteit hebben met bestaande modellen.
De inkoopafdeling van PreZero Nederland is onlangs extern beoordeeld op basis van een indeling op vier niveaus:
- Handwerk (operationeel inkopen, gericht op bestellingen, weinig gedigitaliseerd, amper besparingen, onduidelijke spend)
- Inkopen middels ERP (gericht op categorieën, inkopen op waarde, beschikbaarheid van een ERP, transparante spend, kleine besparingen)
- Geautomatiseerd inkopen (waardegericht inkopen over categorieën heen, geautomatiseerde betalingen en rapportages, duidelijke processen, veel efficiëntie, hoge besparingen)
- Autonoom inkopen (Inkoop als strategische partner in de organisatie, veel data beschikbaar, AI ingezet om besluiten te nemen, continu verbeteren)
Hybride model
Er zijn overduidelijk meerdere wegen die naar Rome leiden. Wanneer je moet kiezen tussen verschillende modellen om de inkoopvolwassenheid te meten, dan vallen veel organisaties toch terug op het MSU+ 2.0-model. NEVI heeft het model zeer toegankelijk gemaakt.
Het MSU-model als hybride model is een bruikbare oplossing om de inkoopvolwassenheid van een organisatie te meten. Het meten is geen doel op zich maar dient om een actieplan op te zetten om verbeteringen door te voeren. De uiteindelijke ambitie is om er voor te zorgen dat Inkoop nog meer positieve impact op de organisatie heeft, en niet alleen op de financials.
*Suzanne van de Kraats studeert commerciële economie aan de HAN, Royan van Velse is manager inkoop en facilitair bij PreZero Nederland. Hij publiceert regelmatig in Facto over inkoop.
